Sử dụng AI vào công việc chuyên nghiệp hơn — Phần 1: Những việc bạn có thể làm

Đây là Phần 1 của lộ trình Sử dụng AI vào công việc một cách chuyên nghiệp hơn cho tất cả mọi người. Mình lấy ví dụ với ChatGPT; các AI khác có thể có cách làm tương tự, nhưng tính năng và cách thiết lập sẽ khác nhau.

I. Sử dụng app ChatGPT trên máy tính thay vì chỉ dùng web

Sẽ chưa thấy sự khác biệt quá nhiều giữa app và web đối với người dùng phổ thông. Nhưng đó là với những người đa số sử dụng AI để hỏi đáp, nghiên cứu.

Một khác biệt đáng thử là Computer Use. Hãy hiểu đơn giản là AI có thể nhìn và thao tác giao diện máy tính thay bạn, trong những ứng dụng và phạm vi bạn cho phép.

Người không chuyên có thể nhờ AI làm việc, thao tác hộ. Người chuyên hơn thì dùng nó để xây cách tự động hoá những phần phù hợp.

Ví dụ, khi công cụ và quyền truy cập đáp ứng được, bạn có thể thử nhờ AI thao tác trên Canva để làm slide, viết báo cáo trong Google Docs, sửa ảnh trong ứng dụng hoặc chỉnh một cài đặt máy tính. Khả năng làm được còn phụ thuộc ứng dụng và độ phức tạp của việc; bạn vẫn cần xem lại kết quả.

Nhiều bước tiếp theo trong lộ trình này cũng có thể bắt đầu bằng việc “nói chuyện” với AI để nhờ nó hướng dẫn hoặc thao tác, thay vì tự mò từng bước bằng tay.

II. Hãy cài đặt Cá nhân hoá

Nhiều công cụ AI có chỗ cho phép bạn lưu thông tin về mình và cách muốn AI làm việc. Với ChatGPT, đó là phần Cá nhân hoá, trong đó có Custom Instructions.

Hãy đóng gói, tổng hợp những thứ khó chịu đó và đưa vào Cá nhân hoá:

• Bạn là ai? Công việc là gì?
• AI làm việc với bạn ra sao?
• Bạn muốn câu trả lời ngắn hay chi tiết, dùng văn phong nào?
• Các quy tắc cần đảm bảo là gì?

Bạn có thể dành khoảng 30 phút để viết bản đầu tiên, rồi sửa dần theo những lần làm việc thực tế. Một việc nhỏ thôi nhưng có thể giúp các lần làm việc sau trơn tru hơn nhiều.

III. Hãy tạo Project hoặc thư mục công việc

Khi làm Chiến dịch A, Công việc B sẽ có các file tài liệu, meeting notes, chat messages, ... vân vân.

Khi cần làm báo giá sẽ bắt đầu: tạo chat mới, check file cũ và đính kèm, mô tả vấn đề, chat của khách, giới thiệu mình, giới thiệu khách, ... Chat qua chat lại để ra báo giá cuối ưng ý. Và khi cần làm kế hoạch, lại lặp lại các điều trên.

Hãy gom những thứ đó vào một nơi để làm việc lâu dài:

• Tài liệu nguồn, ghi chú họp và các trao đổi liên quan.
• Một file thông tin cần thiết: ngữ cảnh, lưu ý, giới thiệu mình và khách hàng.
• Các template mẫu và yêu cầu làm việc của công ty.
• Nếu có nhiều file, thêm một file giới thiệu file nào là gì và nguồn nào nên ưu tiên.

Nếu dùng Project trong ChatGPT: Tạo Project, đưa tài liệu và các chat liên quan vào đó, thêm Project Instructions cho yêu cầu riêng của công việc. Hướng dẫn này áp dụng trong Project và được ưu tiên hơn Custom Instructions chung. Tài liệu về Projects.

Nếu dùng thư mục trên máy: Đặt các file vào một thư mục và chỉ rõ nơi AI cần đọc khi công cụ đang dùng hỗ trợ truy cập file cục bộ. Tạo thư mục không có nghĩa AI tự nhìn thấy mọi file; nó cần được kết nối hoặc cấp quyền phù hợp.

Như vậy AI có nguồn tài liệu và bối cảnh tốt hơn việc mô tả lại từ đầu, đính kèm rời rạc. Vài ngày sau quay lại, bạn có thể tiếp tục làm việc hoặc tạo các chat cho những đầu việc khác nhau trong cùng Project. Khi thông tin thay đổi, nhớ cập nhật nguồn để AI không làm theo tài liệu cũ nhé.

IV. Tổng kết

Phần 1 bắt đầu từ ba việc: mở rộng cách AI hỗ trợ bạn, thiết lập Cá nhân hoá và gom bối cảnh công việc vào một nơi.

Đây là Phần 1 của lộ trình Áp dụng AI vào công việc một cách chuyên nghiệp hơn. Còn 7 phần nữa; nếu các bạn quan tâm thì nhắn mình nhé.