Buổi 1: Để ChatGPT hiểu bạn hơn — Ứng dụng ChatGPT vào công việc

Đây là Buổi 1 trong lộ trình 8 buổi đưa ChatGPT vào công việc. Buổi đầu không bắt đầu bằng một kho prompt, mà bằng cách chuẩn bị để AI hiểu công việc và cộng tác với bạn.

Bạn đang làm báo cáo tuần: số liệu nằm trong Excel, ghi chú họp nằm ở một tệp khác, kết quả cần gửi là một bản báo cáo. Hỏi “báo cáo nên viết thế nào” chỉ giải quyết một phần. Bạn còn muốn AI đọc nguồn và cùng làm ra bản báo cáo đó.

1. Từ hỏi đáp đến cùng hoàn thành công việc

ChatGPT không tự biết bối cảnh công ty, đâu là nguồn đúng hoặc quyết định nào đã được duyệt. Muốn AI hỗ trợ đúng, bạn cần đưa mục tiêu, nguồn và phạm vi rõ ràng.

Có ba mức sử dụng:

Phần việc của bạn vẫn còn: chọn mục tiêu, nguồn được dùng, phạm vi dữ liệu và hành động; kiểm tra chất lượng, dữ kiện và quyết định cuối trước khi sử dụng.

2. Chọn nơi làm việc: web hay app?

Cả web và app đều có thể phù hợp khi bạn hỏi đáp, chỉnh đoạn văn hoặc phân tích tài liệu đã cung cấp. Khóa học ưu tiên môi trường desktop khi công việc cần tệp trên máy và công cụ hỗ trợ thao tác.

Trước khi thực hành, chuẩn bị một ghi chú hoặc tài liệu không nhạy cảm, đăng nhập môi trường bạn dùng và chỉ chọn nguồn cần thiết. Nếu có công cụ truy cập thư mục, mở đúng thư mục công việc thay vì toàn bộ máy.

3. Chat để cùng nghĩ, Work để cùng hoàn thành

Trong khóa học, Chat chỉ cách trao đổi để hiểu vấn đề; Work chỉ cách giao một đầu việc có sản phẩm rõ ràng để xem, sửa và dùng tiếp. Nếu giao diện có bộ chọn này thì chọn theo mục tiêu; nếu không có, hãy thể hiện mục tiêu ngay trong yêu cầu.

Bạn có thể làm rõ yêu cầu rồi tiếp tục tạo sản phẩm trong cùng cuộc trao đổi. Khi chưa chốt hướng, nói: “Hãy cùng tôi làm rõ yêu cầu và đề xuất hướng làm. Chờ tôi chốt rồi mới tạo kết quả”.

Tự phân loại một vài việc:

• Chưa hiểu vì sao doanh số giảm, muốn khám phá hướng kiểm tra: cùng suy nghĩ.
• Có bảng số liệu và cần báo cáo tuần gửi quản lý: cùng hoàn thành.
• Hỏi một thuật ngữ trong tài liệu: trao đổi độc lập.
• Có brief và cần slide theo mẫu công ty: một đầu việc có nguồn và đầu ra.

Thử với ghi chú cuộc họp:

Từ ghi chú cuộc họp dưới đây, tạo bản tổng hợp để gửi cho nhóm, gồm:
- Những quyết định đã thống nhất.
- Việc cần làm, người phụ trách và thời hạn.
- Những điểm còn chờ xác nhận.

Nếu ghi chú không có người phụ trách hoặc thời hạn, ghi “Chưa xác nhận”. Không tự bổ sung.
Trước tiên, hãy đọc ghi chú và cho tôi biết có thiếu thông tin quan trọng nào không.

[Dán ghi chú cuộc họp của bạn vào đây]

Đọc lại tên người, quyết định và thời hạn với ghi chú gốc. Một bản trình bày đẹp vẫn cần đúng dữ kiện.

4. Thiết lập Cá nhân hóa theo công việc

Nếu ở nhiều phiên bạn đều phải viết lại “tôi làm Marketing cho công ty nào, phục vụ ai và muốn nhận kết quả ra sao”, hãy đưa những thông tin ổn định vào Cá nhân hóa. Chi tiết là tốt, miễn là đúng ở nhiều công việc. Deadline, ngân sách và yêu cầu riêng của một chiến dịch đặt ở bối cảnh chiến dịch.

Dán yêu cầu phỏng vấn sau vào một đoạn chat:

Tôi muốn thiết lập Hướng dẫn tùy chỉnh để ChatGPT hiểu công việc của tôi.

Hãy phỏng vấn tôi lần lượt về:
1. Công ty, sản phẩm và nhóm khách hàng tôi phục vụ.
2. Vai trò, trách nhiệm và phạm vi quyết định của tôi.
3. Những đầu việc tôi thường lặp lại.
4. Những loại kết quả tôi thường cần tạo.
5. Người sẽ đọc hoặc sử dụng kết quả đó.
6. Cách trình bày, giọng điệu và mức độ chi tiết tôi mong muốn.
7. Những nguyên tắc ChatGPT phải tuân theo khi thiếu dữ liệu hoặc chưa chắc chắn.

Mỗi lần chỉ hỏi một nhóm câu hỏi. Khi đủ thông tin, hãy tổng hợp thành bản Hướng dẫn tùy chỉnh rõ ràng để tôi sao chép. Không đưa dữ liệu nhạy cảm hoặc thông tin chỉ thuộc một dự án cụ thể vào bản cuối.

Ví dụ một bản đủ chi tiết cho Marketing:

BỐI CẢNH CÔNG VIỆC
Tôi phụ trách Marketing tại một công ty cung cấp phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Khách hàng chính là chủ doanh nghiệp và trưởng nhóm vận hành chưa có nền tảng kỹ thuật sâu.

VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM
Tôi xây dựng kế hoạch nội dung, viết brief chiến dịch, phối hợp với đội thiết kế và tổng hợp báo cáo hiệu quả. Tôi có thể đề xuất thông điệp và kế hoạch triển khai; các số liệu ngân sách hoặc cam kết với khách hàng cần được tôi xác nhận.

CÔNG VIỆC THƯỜNG GẶP
- Chuyển product brief thành kế hoạch truyền thông.
- Viết brief cho bài đăng, email và landing page.
- Tổng hợp dữ liệu chiến dịch thành báo cáo tuần.
- Phân tích phản hồi khách hàng để tìm chủ đề nội dung.

ĐỐI TƯỢNG NHẬN KẾT QUẢ
Đồng nghiệp Marketing, đội Thiết kế, Product Manager và quản lý công ty. Họ cần nội dung dễ quét, có hành động tiếp theo và không dùng thuật ngữ mơ hồ.

CÁCH TRẢ LỜI
Trả lời bằng tiếng Việt tự nhiên, rõ và ngắn. Với kế hoạch, dùng tiêu đề và gạch đầu dòng. Với so sánh hoặc dữ liệu, ưu tiên bảng. Nêu kết luận trước rồi mới giải thích.

NGUYÊN TẮC CỘNG TÁC
- Tách dữ kiện có nguồn khỏi suy luận hoặc đề xuất.
- Không tự tạo số liệu, tên khách hàng hoặc tính năng sản phẩm.
- Nếu thiếu mục tiêu, đối tượng hoặc nguồn quan trọng, hãy hỏi trước khi làm.
- Đánh dấu rõ nội dung cần tôi kiểm tra hoặc phê duyệt.

Đưa thông tin vào đúng chỗ

Dấu hiệu hoàn thành: trong đoạn chat mới, AI đề xuất đúng loại việc và đầu ra phù hợp mà bạn không cần giới thiệu lại từ đầu.

5. Gom bối cảnh cho công việc dài hạn

Hôm nay làm kế hoạch nội dung, ngày mai tổng hợp cuộc họp, tuần sau viết báo cáo — tất cả thuộc cùng một chiến dịch. Nếu lần nào cũng bắt đầu ở một nơi khác nhau, bạn phải tìm lại tài liệu và việc đang dở.

ChatGPT Project gom chat, tệp đã thêm và hướng dẫn chung. Thư mục hoặc dự án cục bộ trong môi trường có công cụ phù hợp giúp làm việc với tệp trên máy đã được cấp quyền. Tạo Project không có nghĩa AI tự đọc được thư mục local cùng tên.

Nên tạo bối cảnh dài hạn khi có nhiều tài liệu, công việc qua nhiều giai đoạn hoặc nhiều đầu ra cùng dùng nguồn. Với một câu hỏi, đoạn văn cần sửa hoặc đầu việc kết thúc trong một lần trao đổi, một chat riêng có thể đủ.

Trước khi tạo, phác thảo:

• Tên và mục tiêu: đặt theo công việc cụ thể, ví dụ “Chiến dịch ra mắt Q4”.
• Nguồn chung: brief sản phẩm, chân dung khách hàng, ghi chú họp, số liệu.
• Các đầu việc: kế hoạch nội dung, tổng hợp cuộc họp, báo cáo tuần — mỗi đầu ra một chat.
• Ngoài phạm vi: dữ liệu, quyết định hoặc tài liệu không thuộc dự án này.

Sau đó thêm nguồn cần dùng, mở từng đầu việc và chỉ rõ nơi lưu đầu ra. Ví dụ: “Đọc brief và ghi chú trong nguồn đã chọn, tạo bản kế hoạch nội dung mới, giữ nguyên tài liệu gốc”. Những quyết định quan trọng nên được lưu vào tài liệu dùng chung để các đầu việc sau tham chiếu.

6. Bài thực hành: hoàn thành một đầu việc thật

Dùng ghi chú cuộc họp mẫu hoặc nguồn thật không nhạy cảm. Đây là tệp thực hành của khóa học. Bạn có thể sao chép ngay nội dung mẫu dưới đây, không cần tải tệp.

GHI CHÚ HỌP · CHUẨN BỊ RA MẮT TÍNH NĂNG BÁO CÁO TỰ ĐỘNG

Mục tiêu cuộc họp
- Thống nhất các việc cần hoàn thành trước khi giới thiệu tính năng cho khách hàng.

Nội dung đã trao đổi
- Bản thử nghiệm nội bộ dự kiến hoàn thành ngày 25/09.
- Nhóm Sản phẩm sẽ rà soát lại tên tính năng và mô tả lợi ích.
- Minh chuẩn bị danh sách khách hàng dùng thử trước ngày 22/09.
- Cần một email giới thiệu và một tài liệu hướng dẫn ngắn.
- Ngân sách truyền thông chưa được phê duyệt.
- Ngày gửi email cho khách hàng chưa được thống nhất.

Điểm còn mở
- Chưa ghi người phụ trách email giới thiệu.
- Chưa có thời hạn cho tài liệu hướng dẫn.
- Cần quản lý xác nhận ngân sách trước khi lập kế hoạch truyền thông.

Yêu cầu mẫu:

MỤC TIÊU
Tạo bản tổng hợp cuộc họp để gửi nhóm, gồm quyết định, việc cần làm và điểm còn chờ xác nhận.

NGUỒN SỬ DỤNG
Tệp buoi-1-ghi-chu-hop-mau.txt hoặc ghi chú tôi cung cấp.

CÁCH THỰC HIỆN
Đọc nguồn trước. Nêu thông tin còn thiếu. Tạo bản nháp có cấu trúc rõ, giữ nguyên dữ kiện trong nguồn.

TIÊU CHÍ HOÀN THÀNH
Không tự thêm dữ kiện. Đánh dấu phần cần tôi xác nhận trước khi hoàn thiện.

Có thể thay bài tập theo vai trò:

• Marketing: tạo brief chiến dịch từ product brief và chân dung khách hàng.
• Backend: tạo báo cáo sự cố và checklist khắc phục từ log, tài liệu API và quy ước hệ thống.
• Vận hành: nhóm vấn đề và tạo báo cáo tuần từ bảng phản hồi cùng quy trình xử lý.

7. Tự kiểm tra sau buổi học

Nội dung biên tập từ Buổi 1 trên trang chương trình. Có thể đối chiếu hướng dẫn tính năng tại Projects trong ChatGPT và Cá nhân hóa ChatGPT.

Học tiếp trong lộ trình

• Buổi tiếp theo: Buổi 2: Cho AI đọc đúng tài liệu.
• Xem đầy đủ lộ trình và 8 bài chi tiết.